Quy trình quản lý đoàn ra - đoàn vào UEH
Tổng hợp toàn diện quy trình 10 bước khép kín từ khâu lập hồ sơ, thẩm định đa cấp, theo dõi Smart Office, ban hành quyết định đến nộp báo cáo kết quả và lưu trữ hồ sơ cho cán bộ, giảng viên, người học và đối tác tại Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
Đoàn ra cá nhân
Viên chức, người lao động tự đăng ký đi công tác, dự hội thảo, học tập trong hoặc ngoài nước.
Qua Trưởng đơn vịĐoàn ra tập thể
Đoàn công tác từ 2 người trở lên, có Trưởng đoàn, danh sách thành viên và phân công vai trò.
Khởi tạo tại Ban NCPTĐoàn vào cá nhân
Đón tiếp chuyên gia, giáo sư, nhà khoa học quốc tế đến giảng dạy, nghiên cứu, hợp tác tại UEH.
Kê khai đón tiếpĐoàn vào tập thể
Đoàn đại biểu các trường đại học, viện nghiên cứu, doanh nghiệp quốc tế sang thăm và làm việc.
Phối hợp liên đơn vịBảng mã trạng thái hồ sơ trong cơ sở dữ liệu
Quy trình chi tiết 10 bước chuẩn mực UEH
Bước 1: Kê khai hồ sơ đăng ký
Viên chức truy cập hệ thống bằng tài khoản UEH (SSO), chọn biểu mẫu tương ứng và khai báo đầy đủ các trường thông tin chuẩn hóa:
- Thông tin chuyến đi: Tên chương trình, loại hình hoạt động (6 nhóm), địa điểm, quốc gia, thời gian đi - về (hệ thống tự động tính tổng số ngày).
- Thành phần đoàn: Quản lý danh sách thành viên đoàn (họ tên, chức vụ, đơn vị, mã số, vai trò trong đoàn). Hỗ trợ tra cứu nhanh qua Danh mục viên chức UEH hoặc nhập hàng loạt qua Excel/CSV.
- Kinh phí & mục tiêu: Tổng dự toán, nguồn chi trả (UEH tài trợ / đối tác / cá nhân tự túc), kết quả kỳ vọng, quyền lợi người tham gia, đề xuất chính sách hỗ trợ.
- Hồ sơ minh chứng: Upload thư mời, chương trình làm việc, dự toán, kế hoạch chi tiết (PDF, Word, Excel, hình ảnh - tối đa 25MB).
Bước 2: Trưởng đơn vị trực thuộc xem xét & duyệt
Trưởng Khoa, Viện, Phòng, Ban nhận email thông báo tự động và vào hệ thống xem xét:
- Kiểm tra tính cần thiết, phù hợp nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị và sự phân công giảng dạy/công tác thay thế trong thời gian đi.
- Hành động duyệt: Đồng ý (chuyển tiếp bước sau) hoặc Từ chối (bắt buộc nhập lý do hoàn trả cho viên chức chỉnh sửa).
Bước 3: Ban Nghiên cứu Phát triển và Gắn kết toàn cầu thẩm định
Ban NCPT & GKTC là đầu mối chuyên môn kiểm tra hồ sơ toàn diện:
- Đối chiếu các quy định pháp luật về xuất nhập cảnh, thỏa thuận hợp tác quốc tế (MoU/MoA), tính chính danh của đối tác mời.
- Đối với đoàn tập thể: Rà soát cơ cấu thành viên, vai trò trưởng đoàn và kế hoạch làm việc.
- Lập dự thảo tờ trình chủ trương: Soạn thảo nội dung tờ trình trình Ban Giám đốc UEH.
Bước 4: Ban Tài chính - Kế hoạch đầu tư thẩm định kinh phí
Kiểm tra tính hợp lệ của nguồn kinh phí (ngân sách UEH, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, tài trợ đề tài, tài trợ từ đối tác ngoài). Xác định định mức vé máy bay, công tác phí, tiền ăn ở, bảo hiểm du lịch quốc tế theo Quy chế chi tiêu nội bộ của UEH.
Bước 5: Ban Phát triển Tổ chức - Nhân lực thẩm định nhân sự
Rà soát nhân sự đoàn: tình trạng hợp đồng lao động, nghĩa vụ công tác, thời gian xuất cảnh trong năm, tư cách đảng viên (nếu có), chế độ bảo lưu bảo hiểm, chế độ lương trong thời gian cử đi công tác nước ngoài.
Bước 6: Ban Giám đốc UEH phê duyệt chủ trương
Thành viên Ban Giám đốc UEH phụ trách xem xét tổng thể ý kiến của các ban chuyên môn, ký duyệt chủ trương đồng ý cử đoàn đi hoặc phê duyệt kế hoạch tiếp đón đoàn vào. Có thể phân công nhiều thành viên BGĐ cùng tham gia thẩm định trước khi quyết định.
Bước 7: Trình ký Smart Office & Ban hành Quyết định chính thức
Sau khi BGĐ duyệt chủ trương, Ban NCPT & GKTC hoặc Ban Thư ký thực hiện:
- Lập lượt trình ký điện tử trên hệ thống Smart Office của UEH (ghi nhận mã Smart Office, trạng thái trình ký).
- Sau khi có Quyết định đã ký số đóng dấu, cập nhật vào hệ thống: Số Quyết định, Ngày ký và Tệp scan văn bản (PDF).
- Hồ sơ tự động chuyển sang Status 80 (Đã phê duyệt & ban hành Quyết định). Hệ thống gửi email tự động đính kèm thông báo Quyết định cho cá nhân và các đơn vị liên quan (Tài chính để tạm ứng, Tổ chức để tính phép/lương).
Bước 8: Thực hiện chương trình & Xử lý phát sinh (Gia hạn/Điều chỉnh)
Đoàn triển khai chương trình công tác thực tế. Trường hợp có phát sinh thay đổi:
- Xin gia hạn thời gian: Viên chức có thể nhấn nút "Yêu cầu gia hạn" trên trang chi tiết hồ sơ, nhập lý do và thời gian kéo dài, upload minh chứng. Ban chức năng và BGH sẽ duyệt gia hạn theo thẩm quyền.
- Thay đổi thành viên / Hủy chuyến đi: Admin có thể điều chỉnh danh sách thành viên thực tế hoặc cập nhật trạng thái hủy chương trình nếu có tình huống bất khả kháng.
Bước 9: Nộp báo cáo kết quả sau chuyến đi (Thời hạn 15 ngày)
Trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến đi, viên chức / trưởng đoàn bắt buộc phải hoàn thành nộp Báo cáo kết quả trực tuyến:
- Số liệu thực tế: Ngày đi/về thực tế, số lượng thành viên tham gia thực tế (viên chức, sinh viên, chuyên gia).
- Kết quả đạt được: So sánh mục tiêu ban đầu vs kết quả thực tế, thành tích UEH, giải thưởng, số suất học bổng (số lượng và giá trị).
- Kinh phí quyết toán: Kinh phí được duyệt vs Tổng kinh phí thực chi.
- Công việc tiếp nối & đầu mối đối tác: Các nội dung cần theo dõi dài hạn, thông tin liên hệ của đối tác quốc tế.
Bước 10: Rà soát, Quyết toán & Đóng hồ sơ lưu trữ
Ban NCPT & GKTC cùng Ban TC-KHĐT kiểm tra tính đầy đủ của báo cáo và chứng từ quyết toán kinh phí. Khi đạt yêu cầu, hồ sơ được chuyển sang trạng thái Đóng hồ sơ (Closed). Dữ liệu được bảo toàn vĩnh viễn theo nguyên tắc 3 lớp: Đề nghị ban đầu - Nội dung được duyệt - Thực tế thực hiện để phục vụ công tác thanh tra, kiểm định chất lượng và báo cáo thống kê định kỳ lên Bộ GD&ĐT.
Sơ đồ quy trình xét duyệt Đoàn ra cá nhân
Áp dụng khi viên chức, giảng viên, nhân viên UEH đi công tác, học tập, tham dự hội nghị khoa học theo thư mời đích danh cá nhân.
Sơ đồ quy trình xét duyệt Đoàn ra tập thể
Áp dụng cho các đoàn công tác từ 2 người trở lên, có Trưởng đoàn, danh sách thành viên liên đơn vị hoặc người học.
Sơ đồ quy trình tiếp đón Đoàn vào UEH
Quy trình quản lý các đoàn đối tác quốc tế, trường đại học liên kết, chuyên gia nước ngoài đến làm việc, ký thỏa thuận hợp tác hoặc giảng dạy.
Ma trận phân quyền & trách nhiệm các vai trò (RACI)
Hệ thống phân định quyền hạn chặt chẽ dựa trên vai trò tài khoản UEH. Dữ liệu hồ sơ được kiểm soát phạm vi xem (Scoping) theo đúng thẩm quyền được giao.
| Vai trò hệ thống | Kê khai nộp đơn | Phạm vi xem hồ sơ | Thẩm quyền phê duyệt | Cập nhật QĐ | Quản trị hệ thống |
|---|---|---|---|---|---|
| SuperAdmin / Admin | Toàn bộ hệ thống | Tất cả các bước (ghi đè / can thiệp) | Toàn quyền cấu hình, người dùng, email | ||
| Trưởng đơn vị (TruongDvi) | Hồ sơ thuộc đơn vị quản lý | Bước 2 (Status 10) | — | — | |
| BGH Trường thành viên (BGH) | Hồ sơ thuộc Trường thành viên | Bước 2B (Status 20) | — | — | |
| Ban NCPT & GKTC (AdminRDGE) | Toàn bộ hồ sơ | Bước 3 (Status 30) | Quản lý danh mục đơn vị & nhân sự | ||
| Ban TC-KHĐT (AdminTC) | Toàn bộ hồ sơ | Bước 4 (Status 40) | — | Xem báo cáo kinh phí | |
| Ban PTCNL (AdminHOD) | Toàn bộ hồ sơ | Bước 5 (Status 50) | — | Quản lý viên chức tham gia đoàn | |
| Ban Giám đốc UEH (BGD_UEH) | Toàn bộ hồ sơ | Bước 6 (Status 60) | — | Xem bảng điều khiển lãnh đạo | |
| Viên chức / Người học (User) | Chỉ hồ sơ của chính mình tạo | — | — | — |
Hướng dẫn dành cho Viên chức kê khai
Đăng nhập hệ thống
Sử dụng tài khoản email UEH (@ueh.edu.vn) để đăng nhập qua Cổng xác thực tập trung UEH SSO. Không cần tạo tài khoản riêng.
Chọn đúng loại hình đăng ký
Tại menu điều hướng trên cùng, chọn chính xác loại hình: Cá nhân (1 người) hoặc Tập thể (từ 2 người). Phân biệt công tác Trong nước hay Nước ngoài để điền đúng các trường theo quy định.
Sử dụng tính năng Autocomplete danh mục
Tại bảng thành viên đoàn, gõ từ 2 ký tự tên hoặc mã số viên chức, hệ thống sẽ gợi ý thông tin từ Danh mục viên chức UEH và tự động điền chức vụ, đơn vị, mã số giúp tiết kiệm thời gian.
Theo dõi tiến trình & nhận thông báo email
Truy cập "Hồ sơ của tôi" để xem trạng thái xử lý theo thời gian thực. Mỗi khi hồ sơ được duyệt chuyển bước hoặc yêu cầu chỉnh sửa, hệ thống sẽ gửi email tự động về hộp thư của bạn.
Nộp báo cáo kết quả sau chuyến đi
Vào mục "Báo cáo sau chuyến đi", chọn hồ sơ đã hoàn thành và nhập đầy đủ kết quả thực tế, kinh phí thực chi, minh chứng chuyến đi trước hạn chót 15 ngày.
Hướng dẫn dành cho Cán bộ duyệt & Admin
Truy cập Cổng Quản trị (Admin Portal)
Cán bộ có vai trò quản lý sau khi đăng nhập sẽ thấy nút "Phê duyệt & quản trị". Bảng điều khiển sẽ tự động lọc hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý của vai trò tương ứng.
Thao tác Phê duyệt / Từ chối
Tại trang chi tiết hồ sơ: Chọn "Đồng ý phê duyệt" để hồ sơ tự động chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình; hoặc chọn "Từ chối / Hoàn trả" và bắt buộc nhập ghi chú lý do để viên chức chỉnh sửa lại.
Ghi nhận theo dõi Smart Office
Tại mục "Theo dõi Smart Office" trong trang chi tiết, cán bộ có thể thêm các lượt trình: Lấy ý kiến, Trình ký chủ trương, Trình ký quyết định kèm mã văn bản Smart Office và tệp đính kèm.
Ban hành Quyết định chính thức
Sau khi BGĐ duyệt, Admin mở modal "Cập nhật văn bản Quyết định", nhập số Quyết định, ngày ký và upload tệp PDF quyết định có chữ ký số để hồ sơ chuyển sang Status 80.
Kích hoạt nhắc nộp báo cáo thủ công / tự động
Ngoài lịch quét định kỳ của Cron job, Admin có thể nhấn "Kích hoạt nhắc báo cáo ngay" trên bảng điều khiển để hệ thống gửi email nhắc nhở tức thì tới các hồ sơ quá hạn.
Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống
- Về nghiệp vụ đoàn ra, đoàn vào, văn bản đối ngoại: Ban Nghiên cứu Phát triển và Gắn kết toàn cầu (Ban NCPT & GKTC) — Email: rdge@ueh.edu.vn.
- Về định mức công tác phí và thủ tục thanh quyết toán: Ban Tài chính - Kế hoạch đầu tư — Email: tckhdt@ueh.edu.vn.
- Về hỗ trợ tài khoản đăng nhập và lỗi kỹ thuật: Ban Công nghệ thông tin UEH — Hotline: (028) 3829 5299.
Sẵn sàng khởi tạo hồ sơ công tác mới?
Hệ thống luôn mở tiếp nhận và đồng bộ trực tuyến 24/7 trên nền tảng số UEH.